Cosul meu

Contractul de service pentru noile case de marcat

In contextul reorganizarii managementului firmei de service case de marcat prin adaptarea la noua legislatie si la noile conditii de piata, contractul de service pentru noile a.m.e.f. devine oglinda conceptului de afacere. Prezentarile si dezbaterile din timpul celor sase seminarii profesionale „Noutati in legislatia caselor de marcat” au urmarit si sprijinirea managerului in redactarea contractului de service dupa urmatoarele principii:

introducerea noilor prevederi legislative (de exemplu: mentionarea procedurii de notificare la defectarea a.m.e.f.);
reflectarea conceptului de service practicat de firma;
pregatirea contractului pentru etapa conectarii a.m.e.f. cu serverul ANAF.
Managerii participanti la seminariile mentionate au concluzionat ca nu poate sa existe un singur format al contractului de service valabil pentru cele peste 190 de firme membre ale Patronatului deoarece: nicio firma nu seamana cu alta (ca si concept de afacere, cultura de firma, profilul echipei etc.); niciun manager nu seamana cu altul; abordarile si viziunile personale pentru viitor trebuie sa constituie in continuare „capitalul discret” al fiecarei firme si sa sprijine diferentierea de competitori. Din aceste considerente s-a renuntat la abordarea usor populista de la Adunarea Generala de la Sovata-noiembrie 2017 de redactare a unui contract tip de catre un jurist/avocat calificat.

La seminariile din Bucuresti si Timisoara a fost prezentat spre dezbaterea managerilor un model general de baza de un astfel de contract de service.
Datorita caracterului de noutate al unor prevederi legale consideram necesar sa recomandam includerea in contractul de service a urmatoarelor teme:

1 Procedura de notificare a defectarii casei de marcat
Obligatia utilizatorului de notificare a firmei de service partenere in cazul defectarii casei de marcat a fost introdusa in ordonantele succesive de modificare a OUG 28/1999 (r) si in OUG 8/2015, astfel:

OUG 28/1999 (r) Art. 4:

„Utilizatorii aparatelor de marcat electronice fiscale sunt obligaţi: … (12). g) în cazul defectării a.m.e.f., să notifice imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, astfel încât utilizatorul să poată să facă dovada comunicării notificării la distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, în faţa organelor fiscale”.

OUG 8/2015 Art. 1:

”… La momentul comercializarii aparatului de marcat electronic fiscal sau ulterior, partile contractante stabilesc modul in care operatorul economic notifica distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata in cazul defectarii aparatului de marcat electronic fiscal. Notificarea efectuata in alt mod decat cel stabilit de partile contractante nu este valabila.”

Amenda prevazuta de OG 20/2017 pentru incalcarea acestei obligatii este de 2000-4000 lei: “… i) nerespectarea de către utilizatori a obligaţiei de a anunţa unitatea acreditată pentru service desemnată de distribuitorul autorizat ori, după caz, distribuitorul sau reprezentantul acestuia, în momentul constatării defectării a.m.e.f.”

O varianta de text de articol pe aceasta tema ar putea sa fie:

(1) Notificarea defectarii casei de marcat prevazuta de legislatie se face de utilizator astfel:

a) daca a ales service la locul de amplasare a casei de marcat: prin sms la nr. …… sau email la ….; b) daca a ales service la atelierul firmei de service utilizatorul aduce casa de marcat la atelier si primeste dovada sesizarii.

(2) Sesizarile si interventiile tehnice se fac doar in timpul urmatorului program: luni- joi între orele 9.00 – 17.00 si vineri intre orele …, cu exceptia sarbatorilor legale.

2. Respectarea cerintelor legislatiei de protectie a persoanei la prelucrarea datelor cu caracter personal

Datorita implementarii in viitorul apropiat a Regulamentului EU 2016/679 – GDPR (General Data Protection Regulation) firmele ar trebui să înceapă să lucreze la modificările cerute de acest regulament. Termenul limită pentru introducerea noului regulament este 25 mai 2018, iar acesta va fi cea mai strictă reglementare în materie de protecție a datelor personale introdusă vreodată de Uniunea Europeană, unul din obiectivele ei fiind de a întări și de a da o formă unitară modalităților de colectare a datelor online în cadrul Uniunii.

In consecinta recomandam un articol cu urmatorul continut:

In scopul bunei derulari a prezentului contract reprezentantul utilizatorului declara ca pune la dispozitia firmei de service toate datele necesare (nume, prenume, CNP, adresa de corespondenta, adresa punctelor de lucru, nr.telefon, adresa e-mail, date de facturare) si isi da acordul pentru prelucrarea acestora in conformitate cu Legea nr. 677/2001 pentru protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date. (odata cu intrarea in vigoare a Regulamentului EU 2016/679 – GDPR, prevederile din legea 677/2001 nu se vor mai aplica)

3. Cu privire la momentul cuplarii noilor a.m.e.f. la serverul ANAF

Momentul cuplarii noilor case de marcat la sistemul national de supraveghere si monitorizare fiscala este unul nedefinit.

Prorogarea termenelor cu privire la noile a.m.e.f. din 2016 (prin OUG 98/2016) mentiona data de 1 noiembrie drept termen:

Art. 1

”La articolul 31, alineatul (5) va avea următorul cuprins: (5) Procedura de conectare a aparatelor de marcat electronice fiscale la sistemul informatic naţional de supraveghere şi monitorizare a datelor fiscale se aprobă prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, până la data de 1 noiembrie 2018.”

Dar OG 20/2017, ultima care a prorogat termenele mentionate, nu mai face nicio referire la un termen limita de incepere a acestor proceduri:

Art.1. La articolul 3^1, alineatul (5) va avea următorul cuprins:

„(5) Procedura de conectare a aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și data începând cu care acestea se conectează la sistemul informatic național de supraveghere și monitorizare a datelor fiscale se aprobă prin ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală.”

In aceste conditii sugeram introducerea unui articol in contractul de service care sa permita firmei de service adaptarea la evolutia ulterioara a legislatiei. Textul ar putea fi urmatorul:

Dupa ce ANAF va decide data si conditiile tehnice pentru cuplarea caselor de marcat la sistemul informatic national de supraveghere si monitorizare a datelor fiscale, partile vor conveni obligatiile reciproce aferente acestei etape prin act aditional la contractul in vigoare.

In masura in care putem furniza si alte sugestii, asteptam solicitarile dvs. la secretariatul Patronatului caselor de marcat din Romania. Un model de contract de service pentru noile case de marcat sta la dispozitia membrilor Patronatului, pentru consultare.

Lasă un răspuns